Get Things Done-metodikken
Get Things Done-metodikken (GTD) går ut på at du fører planlagte oppgaver og prosjekter ut av hodet ditt til konkrete handlinger. Fokuset beveger seg dermed mot det å utføre selve oppgaven, i stedet for å la oppgaven dvele ved flere tanker. Denne metodikken ble utviklet av produktivitetskonsulent David Allen i 2001. Heldigvis behøver du ikke lese hele teorien for å få med deg hovedessensen av hva metoden går ut på.
GTD-metodikken består av fem steg:
- Samle
- Behandle
- Organisere
- Revidere
- Utføre
Samle
Ha en notisblokk, enten digitalt eller fysisk og skriv ned alt som opptar oppmerksomheten din. Det kan være personlige tanker eller jobbrelaterte, i hvilken sammenheng de kommer har ikke noe å si. Har du en arbeidsoppgave du har tenkt lenge på? Skriv det ned, samt alle tanker som kommer med den. Det sentrale er å ha notatblokken eller stedet du noterer tilgjengelig. Dersom tanken kommer når du dusjer om morgenen eller du står i bilkø på vei til jobb, er det raskt gjort å få notert ned oppgaven på listen raskt.
Behandle
Dette er det steget der du fatter beslutninger om tankene dine. Se over notisblokken, og vurder om de ulike tingene du har skrevet ned burde bli gjort noe med. Kommer du frem til at det ikke er noe å gjøre med det, så legger du det bort. Du kan i senere tid oppsøke samme notis ved behov. Er det derimot noe du burde gjøre med aktivitetene på listen du lagde, så tenk over hva neste handling burde være. Hvis handlingen som er neste steg tar mindre enn to minutter, så gjør det umiddelbart. Tar den lengre tid, så legg den til i listen over «planlagte aktiviteter» eller deleger handlingen til noen andre.
Kort oppsummert: GTD-metodikken forbedrer produktiviteten ved at du først samler all informasjon for så å behandle den, organisere det viktigste og til slutt revidere tiltak og utføre dem.
Organisere
Her kommer kalenderen til bruk: Kategoriser «Neste handlinger»-listen din etter når punktene må være utført. Appliserer du GTD-metodikken i arbeidssammenheng, gjelder dette også å sortere den personlige «Neste handlinger»-listen bort fra den som gjelder jobben. Det er også viktig å legge påminnelser i kalenderen.
Revidere
Dette punktet er til for å holde kontrollen. Se over listene dine ved behov, og gå gjennom dem minst ukentlig.
Utføre
Når alt er planlagt er det bare å utføre og krysse av på listen!
Les også: 3 måter å gjøre bedriften din mer effektiv på
80/20-metoden
80/20-metoden tar utgangspunkt fra Paretoprinsippet, et matematisk prinsipp. Prinsippet ble til etter at matematikeren, Vilfredo Pareto, fant ut at omtrent 20 % av befolkningen eide rundt 80 % av jorden. Dette funnet har i ettertid vist seg at det er overførbart til andre områder. Blant annet er det vist at rundt 20 % av tjenestene bedrifter tilbyr, står for rundt 80 % av driftsinntektene. Et annet eksempel er at du bruker rundt 20 % av klærne dine 80 % av tiden.
Grunnen til at Paretoprinsippet er viktig, er at det kan brukes for å forbedre produktiviteten din. Dersom du er bevisst på hvilke arbeidsoppgaver som må gjøres 100%, og hvilke som bare behøver å være 80% perfekte, kan du få gjort mer på kortere tid.
Dersom du skal sende en e-post eller ha en enkel presentasjon internt i bedriften, trenger du ikke bruke mange timer på å finpusse på språk og presentasjon. Nøkkelen her er at innholdet skal bli forstått uten problem, og at du ikke skal gjøre noen grove feil. Timene du sparer på å droppe finpussen, kan du heller bruke på andre arbeidsoppgaver, og dermed får du gjort mer.
Samtidig er det viktig å være bevisst på når du må levere 100% også. Dersom du for eksempel skal presentere noe for en stor forsamling, kan det være lurt å bruke litt ekstra tid på å forberede seg godt.
Omvendt isfjell: 80/20-regelen kan tenkes på litt som et isfjell. Ved å gjøre 20 % av arbeidet kan du oppnå inntil 80 % av resultatet
Sjekklister
Sjekklister kan synes å være en veldig simpel innretning, men har stor betydning for å bryte ned arbeid. Generelt kan du ha tre forskjellige typer sjekklister:
- Arbeidslister
- Rullerende sjekklister
- Prioriteringslister
Arbeidslister er der du fører alt du skal i løpet av dagen. Det enten være et møte, en telefonsamtale eller bare det å huske å svare på en epost. Denne type sjekkliste er perfekt for å tvinge deg selv til å tenke over hva du faktisk får til i løpet av en dag. Målet bør dermed å kunne huke av alle punktene ved arbeidsdagens slutt.
Rullerende sjekklister kan du anse som din «master»-sjekkliste. Dette er listen over alle daglige arbeidsoppgaver du må gjøre, uavhengig av andre arbeidsoppgaver. Selv om du bruker tid på å føre den opp, er den essensiell for å føre inn rutine. Et eksempel på et slikt punkt kan være «send velkomste-post til nye kunder». Ved å ha det punktet på den rullerende sjekklisten tar du vare på rutinen.
Prioriteringslister kan fint kombineres med enhver sjekkliste. Ved å prioritere punktene dine, tvinger du deg til å tenke over hvor mye arbeidsoppgaven haster, og sette en tidsramme på når den må være utført.
Effektive møter
De tre vanligste problemene med møter er:
- De er ikke forberedt godt nok
- Flere av deltakerne har ikke behov for å være der
- Det blir ikke foretatt klare aksjoner for neste steg av utfallet av diskusjonen i møtet
Derfor er det sentralt at du tar ansvar som møteleder og setter opp tydelig agenda for møtet på forhånd. Du som forbereder møtet bør også stille spørsmålet om hvem som bør delta, så ikke andre ansatte mister verdifull tid å delta på et møte de ikke har en sentral rolle i. Et møte bør avsluttes de siste fem minuttene med klar ansvarsfordeling hvor hver person med et klart ansvarsområde videre oppsummerer den. Ideelt bør møtet også ha en referent som oppsummerer videre tiltak og sender dette rundt på epost til alle for å holde en ansvarlig for gjennomføringen av det som en ble enig om i møtet.
Ved å forberede møtet godt, kan du også booke møtet for kortere tidsløp. I stedet for den vanlige timen, book 45 minutter. I stedet for 30 minutter, book 15 minutter! Sett også tidsestimat på sakene i agendaen for å estimere og senere evaluere totalt tidsestimat og tidsbruk.
Et siste tips for gode møterutiner er å ha en referent som kun skriver ned konkrete aksjoner som skal utføres etter møtet.
Lite produktive møter: Ved å ha for mange irrelevante møtedeltakere, kan møter ofte oppleves som mer tidsfordriv.
Automatiser repetitive oppgaver
Du leser stadig om det i avisene, og det er en grunn til at automatisering er kommet for å bli. Ved å kutte kjedelige oppgaver som å manuelt skrive 100 e-poster hver dag til nye kunder uten å gjøre annet, kan implementering av et CRM-system som for eksempel Hubspot frigjøre denne tiden. Her kan du opprette en mal på e-posten, så du får du tid til å gjøre andre ting som tilfører bedriften verdi.
For å vurdere hvilke aktiviteter i bedriften som kan og bør automatiseres kan du gå frem slik:
- Lag liste over alle aktiviteter det brukes mye tid på.
- Estimer kostnaden per aktivitet for disse aktivitetene basert på totalt tid og en timepris, og regn ut besparelsen ved å kutte denne aktiviteten gjennom automatisering.
- Undersøk deretter om det finnes tjenester og software som tilbyr og kan automatisere aktiviteten, eller om en kan programmere noe enkelt som gjør aktiviteten. Lag deretter kostnadsestimat over tjenester som kan utføre aktivitetene. Er besparelsen over tid høyere enn prisen på tjenesten, bør en vurdere å implementere automatiseringen.
Oppsummering
Ved å følge de fem stegene over kan du bedre din egen, og andres produktivitet. Samtidig er det viktig å huske på at produktivitet ikke er alt. Du må også sørge for at du gjør de riktige tingene, altså at du er effektiv. Dette kan du oppnå ved å være flink til å prioritere hvilke oppgaver du gjør, og gjøre de viktigste oppgavene først.
