Effektiv ledelse: 3 metoder å gjøre bedriften din mer effektiv pås

Målsetting

Alle bedrifter bør sette seg mål om en ønsker å forbedre bedriften. For å lykkes med målsetting er det viktig å strukturere dem så de blir gjennomført, samtidig som de må være realistiske og de ansatte tar eierskap til dem. Som en del av struktureringen kan det være hensiktsmessig å skille målene etter tidshorisonten. En praktisk tilnærming kan være å ha årlige, kvartals-, ukentlige og daglige mål.

Disse målene må være klart definerte også, deriblant på nivåbasis. Eksempelvis kan et helårlig mål for en bedrift være å øke produksjonen med 10 %, mens et månedlig mål kan være å få gjennomført opplæringsprogram for alle ansatte slik at de kan bli mer effektive. Et eksempel på et daglig mål kan være å identifisere de beste til å være ansvarlige for et slikt opplæringsprogram.

Som leder bør du ideelt ha de ansatte med på å sette målsettingen på årlig nivå. Deretter delegerer du ansvar til mellomledere for å sette kvartalvise mål, mens de andre ansatte kan sette seg ukentlige og daglige mål.

Et godt utgangspunkt for å sette selve målene kan du hente fra SMART-metoden. Målene bør etter denne metoden være spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante, og tidsbundne. Ved å holde deg til disse kriteriene ved målsettingen definerer du målene tydeligere, og gjør dem mer håndfaste.

Ved å følge disse tipsene kan du enklere kartlegge gjennomføringsevne av arbeidsoppgaver. Det skaper også bevissthet for deg og dine ansatte over deres egen utvikling i bedriften.

Les også: 5 måter du kan forbedre effektivitet i bedriften

Prioriteringer

Når de ansatte setter seg daglige mål, er nøkkelen å få til en prioritering sammen med lederen slik at de riktige tingene blir gjennomført på en effektiv måte. Dette kan du gjøre ved å ha en fast innsjekk ved starten av dagen, og ha en utsjekk ved dagens slutt. Ved innsjekk går du sammen med de ansatte og setter opp planen for dagen etter hva som er oppnåelig. Ved utsjekk går gjennom hva som faktisk ble utført av arbeidsoppgaver ved enden av dagen og eventuelle utfordringer dere støtte på for å ferdigstille planen. På den måten kan lederen raskt svare på eventuelle usikkerhetsmomenter, hjelpe prioriteringer om hvilke møter en bør delta på og lignende.

I den samme «sjekk inn – sjekk ut»-prosessen er det også viktig å legge arbeidsoppgavene etter prioritert rekkefølge. Ta en diskusjon med dine ansatte om hvorfor vedkommende synes en bestemt arbeidsoppgave burde komme først. Dermed kan du gi dine synsvinkler, hvor du blant annet kan opplyse om viktighetsgraden den arbeidsoppgaven har for bedriften.

I vårt produksjonseksempel kan det for eksempel være at den ansatte har prioritert å foreta kvalitetskontroller. Du på din side, har fått vite fra kundeservice at kundene ikke har vært fornøyd med produktet grunnet en fabrikasjonsfeil. Sammen med den ansatte kan dere dermed bli enige om at det lureste er å utføre vedlikehold. Etter det kan den ansatte foreta kvalitetskontrollene som planlagt.

Ved å prioritere riktig får du delt nødvendig informasjon på tvers av alle ansatte, og de får delta med sine synspunkt. Slik forhindrer du at dobbeltarbeid oppstår som følge av asymmetrisk informasjon, og produktiviteten øker.

Resultatevaluering og feedback

Det siste steget er å måle resultatet av målsetningene og prioriteringene. Dette kan du gjøre ved å sette deg ned med de ansatte og se hva de fikk til, eller eventuelt ikke fikk gjennomført. Ta deretter en sesjon på hvordan selve gjennomføringen gikk, og hva som opplevdes vanskelig og ikke. Slik identifiserer dere sammen elementene dere kan bygge videre på, og dermed gjøre arbeidet enklere fremover.

I tillegg er det lurt å ha en større tilbakemeldingsrunde hver måned hvor du setter deg ned med dine ansatte individuelt. I denne tilbakemeldingen bør du komme med tre ting du synes den ansatte gjør bra og bør fortsette å gjøre, samt tre ting vedkommende kan gjøre bedre. Alle punktene bør selvsagt være velbegrunnet, og møt den ansatte med forslag til hvordan de tre tingene som kan forbedres faktisk kan forbedres. Til gjengjeld, skal den ansatte få ta samme runde med deg som leder.

Slik får dere jevnlig utviklet hverandre, samt kartlagt selve utviklingen. Dette øker motivasjonen, som til sist øker effektiviteten hos både deg og de ansatte.

Oppsummering

Ved hjelp av klart definerte mål, riktig prioritering og god resultatmåling, legger du grunnlaget for et effektivt arbeidsmiljø for både deg selv og bedriften. Når du setter mål for deg selv knyttet til arbeidsplassen, kan du fremstå som et godt eksempel for ansatte ved å kommunisere dem tydelig. Ved å dele informasjonen du besitter, sørger du også for å motta nyttig tilbakemelding. Jevnlige tilbakemeldingsrunder med dine ansatte sørger også for at begge parter får utfordret og utviklet seg.

Les også: Slik lykkes du med å følge kundene dine