Alt du trenger å vite om å lage et godt bedriftsbudsjett

Hvorfor sette opp et budsjett?

Budsjettet er et styringsverktøy som representerer de årlige etappeplanene på vei mot strategisk måloppnåelse

Med andre ord, er et budsjett et redskap for å planlegge driften for en gitt periode. Vi kan tenke på planlegging som budsjettets overordnede formål og se nærmere på hva det innebærer:

De fleste bedrifter utarbeider årlige budsjetter, hvor de planlegger hvordan målene deres skal nås det kommende året. Dette kan brytes videre ned i mer spesifikke månedlige eller kvartalsvise budsjetter. Ved allokeringen av ressurser og delegering av ansvar for å oppnå målene, spiller budsjettet en vesentlig rolle. Hva må kjøpes inn? Bør vi investere i nye anleggsmidler? Har vi likvide midler til overs? Ansvarsfordelingen, samt en felles budsjetteringsprosess vil også kunne fungere som en motivasjonsfaktor for medarbeiderne, samt tilrettelegge for god kommunikasjon i bedriften. Videre vil budsjettet kunne brukes til oppfølging og kontroll gjennom avviksanalyser og korrektive tiltak dersom det oppdateres regelmessig i budsjettperioden.

Det er altså mer enn nok grunner til å sette opp et budsjett, men hvilke budsjett bør din bedrift bruke?

De viktigste budsjettene

I dette innlegget presenteres budsjettene: Resultatbudsjett, likviditetsbudsjett og prosjektbudsjett, da de er mest relevante for FundingPartners lånsøkere. Det kan likevel være greit å være klar over at det finnes langt flere enn det. Budsjettet reguleres ikke av et lovverk, men er et internt styringsverktøy som dermed kan tilpasses vilkårlig til bedriften.

Budsjettene varierer gjerne med størrelsen på virksomheten, samt type virksomhet. Jo større bedriften er, jo flere delbudsjetter bør utarbeides, og en produksjonsbedrift vil typisk ha andre poster i sine budsjetter, enn det en tjenesteytende virksomhet har. De aller fleste bedrifter utarbeider imidlertid budsjetter, selv om de varierer i kompleksitet, form og fokusområde.

Resultatbudsjett

Hovedformålet med resultatbudsjettet er å beregne planlagt fortjeneste, altså differansen mellom budsjetterte inntekter og budsjetterte kostnader. Resultatbudsjettet har gjerne samme utforming som resultatregnskapet, da dette tilrettelegger for god sammenligning av budsjett og regnskap.

Å beregne budsjetterte kostnader og inntekter kan være utfordrende. Derfor finnes det ulike tilnærmingsmåter du kan dra nytte av. Det vil nesten alltid være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i historiske tall og tenke gjennom hva som kan ha endret seg i forhold til disse: Forventer vi økte inntekter? Har en av våre største leverandører gått konkurs? Hvordan har markedet utviklet seg? Antakelser som dette, danner grunnlaget for hvordan resultatbudsjettet utformes.

Videre kan det være nyttig å innarbeide relativt sikre kostnader og inntekter. Dette vil typisk kunne være en inntekt eller kostnad som er knyttet til en inngått kontrakt. Noen velger i tillegg å benytte seg av nøkkeltallsindikatorer, som for eksempel resultatgrad og dekningsgrad, for å sikre at forholdet mellom budsjetterte inntekter og kostnader virker rimelig historisk sett.

Likviditetsbudsjett

Likviditetsbudsjettet er et budsjett som flere selskaper velger å ikke ta i bruk. Samtidig er likviditetsbudsjettet kanskje det aller viktigste budsjettet du kan sette opp. Budsjettet viser planlagte inn- og utbetalinger, eller fremtidig kontantstrøm. Dets fremste oppgave er å sikre at bedriften alltid har tilstrekkelig med midler for å kunne dekke påtatte forpliktelser og fremtidige investeringer. Ettersom likviditetsbudsjettet tar utgangspunkt i inn- og utbetalinger, altså penger som faktisk går inn og ut på konto, er dette et mer praktisk og anvendelig budsjett enn resultatbudsjettet.

Se for deg at du driver en møbelforretning. Hver sesong får du inn nye møbler på lager, som du deretter selger over de neste 3-6 månedene. Selv om resultatbudsjettet viser et positivt resultat for perioden, kan likviditetsbudsjettet fortelle en helt annen historie. Dersom du må betale for samtlige av møblene i det de blir levert, vil dette føre til en stor utbetaling fra kontoen din (men regnes på det tidspunktet ikke som en kostnad i resultatbudsjettet). Samtidig får du ikke inn penger, før møblene selges utover de neste månedene. Dette kan medføre en periode med presset likviditet og i verste fall til konkurs, dersom bedriften ikke er i stand til å betale andre løpende forpliktelser.

I et likviditetsbudsjett fanges dette problemet opp, da det viser den tilgjengelige kontantbeholdningen i perioden. Dersom budsjettet viser perioder med svekket likviditet, kan forbedrende tiltak iverksettes. Du kan for eksempel kontakte banken for finansiering, splitte opp leveransene fra leverandøren eller forhandle frem lenger kreditt-tid.

Et typisk mål tilknyttet likviditetsbudsjettet, er minstegrensen på likviditetsreserven som er tilgjengelig på et hvert tidspunkt. Ved utarbeidelsen av budsjettet kan du ta denne til hjelp og iverksette tiltak dersom grensen underskrides.

Videre er likviditetsbudsjettet spesielt viktig for kreditorer og del av en god lånesøknad.

Les også

Slik skriver du en god lånesøknad

Det siste året har vi i FundingPartner behandlet flere tusen lånesøknader. Mange av disse får dessverre ikke lån. I dette innlegget oppsummerer vi de viktigste kjennetegnene som er felles for de søknadene som blir innvilget.

Prosjektbudsjett

Prosjektbudsjettet har store likheter med resultatbudsjettet, men tar kun for seg inntekter og kostnader tilknyttet et spesifikt prosjekt. Formålet med prosjektbudsjettet er å vurdere lønnsomheten i prosjektet ved å veie kostnadene opp mot inntjeningen. Slik kan du unngå å sette i gang et tapsprosjekt.

De fleste eiendomsselskap ser det hensiktsmessig å sette opp et prosjektbudsjett for ulike eiendomsprosjekt. Størrelsen på postene kan du basere på erfaringsverdier, samtaler med meglere og innhentede tilbud fra entreprenører. Etter du har satt opp dette, bør neste spørsmål være: Hvordan skal prosjektet finansieres? Større eiendomsprosjekt er gjerne kapitalkrevende og avhengig av lånefinansiering. Dette gjør at posten «finanskostnader» utgjør en betydelig del av kostnadene og ikke bør glemmes i prosjektbudsjettet.

Det kan også være lurt å inkludere finansieringssiden av prosjektet i budsjettet, for å sikre at alle kostnader er dekket. Når vi har oversikt over størrelse på egenkapital og lån, kan vi i tillegg bruke dette til å beregne ett av nøkkeltallene for lønnsomhet: egenkapitalavkastning. Det finnes langt flere mål på lønnsomhet i et prosjekt, men det skal vi ikke gå nærmere inn på her. Det kan likevel være greit å være klar over at prosjektet ikke nødvendigvis bør gjennomføres dersom prosjektresultatet er positivt. For å avgjøre hvorvidt det bør gjennomføres eller ei, kan det være lurt å se på marginene i prosjektbudsjettet. Hva skjer dersom salgssummen av leiligheten reduseres? Hvor mye kan kostnadene øke før prosjektet går i null? Underveis i prosjektet bør du fortsette denne vurderingen. Dette tar oss videre til typiske fallgruver du bør unngå ved bruk av budsjettet.

Typiske fallgruver

Budsjetteringsprosessen kan være krevende da den omfatter mange ledd i bedriften og er avhengig av god kommunikasjon og koordinering. Underveis er det dermed flere fallgruver en bør være oppmerksom på.

Fallgruve 1: Å behandle budsjettet som en statisk antakelse

Det er særdeles nyttig å bruke budsjettet som et dynamisk styringsverktøy underveis i budsjettperioden. For å kunne følge opp og kontrollere driften underveis, bør budsjettet derfor oppdateres regelmessig. Om du velger å gjøre dette ukentlig, månedlig eller kvartalsvis, blir naturligvis en avveining, men jo grundigere jobb du gjør, jo flere korrektive tiltak kan iverksettes i løpet av perioden. Dersom du for eksempel ser at salget har redusert seg betraktelig i forhold til budsjettert, kan det hende du bør justere innkjøpet deretter.

Dette gjelder også for et prosjekt. Selv om prosjektet er igangsatt, kan det iblant være mer hensiktsmessig å avslutte prosjektet fremfor å fortsette. Derfor bør prosjektbudsjettet alltid oppdateres underveis. Det er her forståelsen av irreversible kostnader kommer inn. Irreversible kostnader regnes som pådratte kostnader som ikke kan reverseres, og bør ifølge økonomisk teori ikke påvirke fremtidige økonomiske vurderinger. Det er for å unngå at man investerer mer penger i et prosjekt som har utviklet seg til et tapsprosjekt. Det kan for eksempel være fristende å tenke at du bør fortsette oppføringen av boligen fordi du allerede har brukt penger på prosjektet, men dersom fremtidige kostnader overskrider fremtidig inntekt, vil du kunne ende opp med å kaste bort enda mer ressurser. Derfor kan det være nyttig å bruke prosjektbudsjettet aktivt underveis i prosjektet, slik at du til enhver tid har oversikt over prosjektets lønnsomhet.

Fallgruve 2: Å ikke avsette midler til uforutsette kostnader

Denne fallgruven handler om å ta høyde for at det sjeldent blir akkurat slik en har sett for seg. Viktigheten av det å innkalkulere midler til uforutsette kostander og størrelsen på denne posten, øker i takt med kompleksitet, størrelse på virksomheten, samt markedsuro. Lang erfaring fra bransjen kan bidra til å redusere posten, men bør ikke eliminere den helt. I budsjettet kan dette innkalkuleres som en prosentsats i de resterende kostnadspostene, eller stå som en egen post. Dersom du har tatt i bruk førstnevnte metode, kan det være lurt å nevne dette i en note.

Les også

NHH-ekspert: – Disse spørsmålene må du som bedriftsleder ha et godt svar på

Egenkapitalandel er ikke nødvendigvis det mest avgjørende nøkkeltallet for om bedrifter får finansiering eller ikke. NHH-ekspert mener du heller bør se på likviditeten til bedriften når du søker om finansiering.

Fallgruve 3: Å ikke avsette nok tid til en grundig budsjetteringsprosess

Ettersom budsjetteringsprosessen kan være noe omfattende, vil det være hensiktsmessig å sette av nok tid. Dermed øker sannsynligheten for å inkludere alle vesentlige posisjoner, samt sikrer at budsjettet er basert på gjennomtenkte antakelser. Selv om grundig budsjettering kan være noe tidkrevende, vil virkningen være et godt økonomisk styringsverktøy som kan være avgjørende for å få innvilget finansiering.

Dette ser en kredittanalytiker etter i budsjettene dine

Et budsjett er en naturlig del av en lånesøknad, men det er ikke alt en kredittanalytiker er like opptatt av. En kredittanalytiker vil se ekstra nøye på fire faktorer: lønnsomhet, likviditet, soliditet og struktur.

Lønnsomhet

For å vurdere bedriftens fremtidige lønnsomhet, er det nyttig å se på resultatbudsjettet eller prosjektbudsjettet. Et budsjett som viser et positivt resultat og økende omsetning er imidlertid ikke helt tilstrekkelig. Vurderingen baserer seg i tillegg på troverdigheten, og hvor realistiske antakelsene som ligger til grunn for budsjettet er. Dersom antakelsene kan forankres i kontrakter eller andre avtaler med en tredjepart, vil dette være med på å styrke troverdigheten. Videre er det naturligvis positivt med vekst, men dersom veksten er urealistisk høy i relasjon til historiske tall, bør den kunne begrunnes godt. Ettersom en kredittanalytiker vil kunne spørre om antakelse som er tatt for budsjettet, kan det være hensiktsmessig å ha inkludert de viktigste i budsjettets noter.

Likviditet

Det viktigste en kredittanalytiker vurderer, er bedriftens betjeningsevne. Et likviditetsbudsjett som viser en negativ kontantstrøm og derfor risiko for evne til betjening av renter og avdrag, vil kunne være et hinder for å få innvilget en lånesøknad. Her finnes det selvfølgelig unntak: sesongavhengig drift, eiendomsutvikling, og annen lønnsom virksomhet som har perioder med svekket likviditet.

I tillegg til en kontantstrøm som tilsynelatende vil kunne betjene løpende renter og avdrag, vil en kredittanalytiker vurdere hvor god denne betjeningsevnen er. Klarer bedriften å betjene lånet på marginen, eller har de en større likviditetsbuffer? Hvor eksponert er bedriften mot inntekter fra en kunde? Hva skjer om leiligheten ikke blir solgt til planlagt tidspunkt? Disse scenariene kan det være nyttig å ha tenkt gjennom og gjerne redegjøre for kredittanalytiker.

Soliditet

Soliditet viser bedriftens evne til å tåle tap over tid. Vurderingen av soliditeten er direkte knyttet til den finansielle strukturen, og måles i utgangspunktet gjennom egenkapitalandelen i selskapet eller prosjektet. En større egenkapitalandel innebærer nedsatt risiko, som gir kredittinstitusjoner en trygghet.

I et prosjektbudsjett beregnes nøkkeltallene Loan to Cost (LTC) og Loan to Value (LTV) som mål på belåningsgraden i prosjektet. For å vurdere om egenkapitalandelen i prosjektet er tilstrekkelig, vil kredittanalytiker gjøre en helhetsvurdering av prosjektet.

Struktur

Sist, men ikke minst, legger en kredittanalytiker vekt på struktur og konsistens i budsjettene.

Analytiker er ikke opptatt av å få alle detaljer og versjoner av budsjettene som er laget, men heller en forenklet, siste versjon. Dersom enkelte poster trenger utdyping, kan dette heller tas med i notene. Det viktigste å tenke på, er at budsjettene bør være brukervennlige, også for eksterne brukere som ikke har full innsikt i din bedrift. Hvis det er brukt forkortelser eller fargekoder, bør disse gjerne forklares.

Videre er det viktig at det er konsistens i dokumentasjonen analytiker får tilsendt. Likviditetsbeholdningen bør for eksempel stemme noenlunde overens med saldo fra kontoutskrifter, for å unngå forvirring.

Gratis budsjett-mal

For å kunne benytte budsjettet som styringsverktøy med de formålene redegjort for innledningsvis, samt bidra til en grundig, men tidsbesparende budsjetteringsprosess, har vi utarbeidet en budsjett-mal. Denne inkluderer et resultatbudsjett og et prosjektbudsjett, samt tilrettelegger for at budsjettet skal kunne benyttes som et dynamisk styringsverktøy.