Ifølge Statistisk Sentralbyrå har norske bedrifter i snitt 1 million kroner utestående i kundefordringer. I dette innlegget forklarer vi hvorfor du bør ha minst mulig beløp i kundefordringer-balansen og hvordan du minimerer beløpet.

Klikk på et av punktene under for å komme direkte til avsnittet
1. Hva er en kundefordring
2. Slik får du inn flest mulig kundefordringer
3. Factoring kan lette trykket utestående kundefordringer skaper
4. Innkreving av kundefordringer i 3 steg
4a. Purregebyr
4b. Inkassovarsel
4c. Betalingsoppfordring
5. Inkasso – må jeg blande inn innkrevingsbyrå?
6. Hvor mye har kundefordringer å si for skatt?

1. Hva er en kundefordring?

Kundefordringer er beløpene kundene dine skylder deg for varer og tjenester, etter utsendt faktura. Når du sender ut en faktura, betyr det dermed at bedriften din har penger til gode inntil beløpet blir betalt inn. Når fakturaen er betalt inn, har du i regnskapet fått et bankinnskudd.

I regnskapet skal du føre kundefordringer til det laveste av virkelig verdi og anskaffelseskost. Start med å bokføre det beløpet du har fakturert, dersom kunden ikke betaler i tide, da bør du begynne å Det vil si at når du vurderer størrelsen på kundefordringer, må du ta høyde for sannsynligheten for at fakturaene du sender ut ikke blir betalt. Dette blir formelt kalt for avsetning til tap på fordringer, som du kan få skattefradrag for. Eksempel på et slikt tap er hvis en kunde går konkurs og ikke kan betale for seg.

I praksis vurderer du egentlig dermed sannsynligheten for at kunden faktisk betaler (virkelig verdi) opp mot beløpet kunden er fakturert for (anskaffelseskost). Rent trinnvis bokfører opprinnelig fakturabeløp som kundefordring dersom betalingsfristen ikke er gått ut. Dersom kunden ikke har betalt etter fristen, må du trekke fra forventet tap fra opprinnelig fakturabeløp og bokføre denne summen.

Rent praktisk, har derimot kundefordringer en mye større betydning enn regnskapet. Ettersom kundefordringer gir en pekepinn på hvor mye du kan forvente i inntekter, er det viktig å holde summen av utestående fordringer minst mulig.

Les også: Slik får du likviditeten du trenger for å vokse

2. Slik får du inn flest mulig kundefordringer

Generelt, pleier likviditetsgraden i bedrifter å synke etter hvert som bedriften vokser. Grunnene er ofte at bedriften binder mer kapital i økt varelager og kundefordringer. Bedrifter kan også oppleve dårligere lønnsomhet en periode i vekstfasen, som følge av feilaktig inntrykk av etterspørsel. I vekstfasen er dermed en løsning for å få opp likviditeten å kreve inn kundefordringene raskt.

Fire konkrete tiltak som reduserer kundefordringer kan oppsummeres slik:

  • Reduser tiden mellom bestilling og faktura
  • Ha et tydelig bilde på hvordan fakturaen skal se ut
  • Følg tett med på manglende betalinger
  • Unngå kredittbetalinger

Reduser tiden mellom bestilling og faktura

Illustrasjonsbilde som fremhever at gode faktureringsrutiner hjelper på å holde antallet kundefordringer i sjakk.

Illustrasjonsbilde: Gode faktureringsrutiner er essensielt for å få inn kundefordringene dine.

Når en kunde bestiller en vare eller tjeneste fra deg uten å ha betalt på forhånd, opprettes automatisk en kundefordring. Faktura burde følge med leveringen øyeblikkelig, for å unngå lang tid til betalingen skjer. En god praksis innebærer dermed gjerne fakturering samme dag, av kundene som mottar varene eller tjenestene dine. Da sørger du for kontinuerlige innbetalinger, selv om det innebærer mye arbeid. Et godt CRM-system kan hjelpe på arbeidsmengden.

Sørg for at fakturaen er riktig spesifisert

Mange bedrifter utelater for mye informasjon på fakturaene de sender ut. Ved å utelate for mye informasjon som vare- eller tjenestespesifikasjon, prisstruktur og ikke minst vilkår, oppstår usikkerhet. Ved å inkludere tilstrekkelig informasjon blir det færre spørsmål å ta hånd om, og kunden trenger ikke å gå gjennom mange ledd for å stille spørsmål som enkelt kan forklares i faktura. Tidsmessig, går kundefordringen raskt over til betaling også, fordi mindre tid blir brukt til oppklaring av spørsmål.

En annen ting å ta hensyn til, er betalingsfrist. Avhengig av kunde, kan du sette ulik betalingsfrist. Private kunder pleier som regel å få 14 dagers betalingsfrist. For større og spesielt offentlige virksomheter med flere godkjenningsnivåer, er det derimot viktig å ta hensyn til tidsaspektet deres. På grunn av byråkrati kan det ta lang tid, og forhåndsbetaling bør vurderes dersom du ser manglende likviditet.

Følg tett med på manglende betalinger

Lag en rutine på hvordan du raskest mulig kan ta hånd om manglende betalinger. Desto lengre du venter med å purre, desto høyere er sjansen for at kundefordringen går i glemmeboken. Purring uten purregebyr kan sendes allerede ved forfallsdato, mens gebyret først kan ilegges 14 dager etter forfall. Har du kunder du leverer varer eller tjenester til jevnlig, men som har sluttet å betale, så bør du vurdere leveringsstopp også.

Unngå kredittbetalinger

Generell innkreving av faktura kan være tidkrevende, spesielt om du må purre flere ganger. En enkel måte unngå merarbeid på er å ta betaling på stedet, via bankkort eller kontant. Da unngår du tid tilknyttet fakturautarbeidelse, oppfølging og det er positivt for likviditeten fordi du får pengene inn øyeblikkelig.

3. Factoring kan lette trykket utestående kundefordringer skaper

Dersom du har mange utestående kundefordringer, finnes det et alternativ der du kan få likviditeten du trenger. Såkalt factoring involverer typisk et banklån du får som tar sikkerhet i kundefordringene dine. Ved en vanlig factoring-avtale, står banken som garantist for innkreving av utestående faktura. Factoring involverer også at du til en viss grad outsourcer fakturainnkreving til et annet selskap, som kan være nyttig dersom du ikke har rutinene for innkreving på plass.

Factoring er spesielt populært blant bedrifter som primært handler med andre bedrifter. Grunnen er først og fremst at vanlige privatkunder som regel ikke handler på kreditt. I tillegg er det en populært siden det gir økt fleksibilitet og kontantinnskudd raskt.

Illustrasjonsbilde av at factoring kan hjelpe på likviditet, og dermed håndtere stort antall utestående kundefordringer.

Illustrasjonsbilde: Factoringavtaler kan bidra til å løse opp i likviditetsbehovet ditt.

I factoring er det tre begrep du bør kjenne til:

  1. Fakturakjøp
  2. Factoring med regress
  3. Factoring uten regress

Fakturakjøp er den vanligste formen for factoring. Dette innebærer at deler eller hele fakturaen blir tatt over av banken. Videre betaler banken hele beløpet etter overtakelsen.

Factoring med regress gir deg derimot muligheten for å overta fakturaen tilbake etter en viss tidsperiode. Som regel er denne perioden på 90 dager, men det kan variere. Samtidig beholder du som opprinnelig «selger» av fakturaen kredittrisikoen så lenge tidsperioden ikke har gått ut.

Factoring uten regress er den mest uvanlige formen for factoring. Kun selskap med veldig høy betalingsevne tilbys denne formen for avtale, i tillegg til at fakturaene helst skal være risikofrie.

Dersom du går for en mulig factoringavtale er det viktig å ha i bakhodet at gebyrene for factoring ofte er høye. For eksempel vil du via en factoringavtale med Buffer måtte betale 1 % per måned på beløpet du velger å bruke av avtalen. Dersom du eksempelvis velger å trekke ut 1 000 000 kr, betaler du 10 000 kr månedlig.

Hvilke bransjer fordringene du utsetter til factoring har også noe å si. Eksempelvis vil faktura til entreprenørselskap som settes til factoring typisk ha høyere avgifter fordi bransjen er mer konkursutsatt.

I tillegg til høyere gebyrer kan du gå glipp av fortjenesten ved å unngå å betale for factoringtjenesten. Likevel er factoring en måte å skaffe seg tid til du etablerer en skikkelig innkrevingsrutine for kundefordringene.

4. Innkreving av kundefordringer i 3 steg

Dersom uhellet først skulle inntreffe, er det greit å vite hva reglene for selve innkrevingen er. De vanligste stegene er:

  1. Purregebyr
  2. Inkassovarsel
  3. Betalingsoppfordring

Disse stegene pleier som regel å være grunnlaget for selve inkassoen. I tillegg kan du kreve gebyr av samme krav maksimalt tre ganger. Disse kan komme i form av to purring og én inkassovarsel eller henholdsvis én purregebyr, ett inkassovarsel og én betalingsoppfordring.

a. Purregebyr

Som nevnt tidligere, kan du sende purring fra forfallsdag, men det er først etter 14 dager fra forfall at du kan kreve gebyr. For å kreve gebyr må også denne purringen være sendt skriftlig og vise spesifikt hva purringen gjelder. I dette tilfellet, holder gjerne fakturanummer men god fakturabeskrivelse minsker tiden til kundefordringen betales inn. Beløpets størrelse må også vises, med og uten selve gebyret.

Per 1. januar 2020 er forsinkelsesrenten fastsatt til 9,5 % av opprinnelig beløps størrelse. Er kunden en bedrift eller offentlig virksomhet har du også rett på standardkompensasjon for inndrivelseskostnader. Denne kan være opp mot 390 kr, og kan kreves i stedet for purregebyr.

b. Inkassovarsel

Før du fører en kundefordring til inkasso, er du pliktig til å sende et inkassovarsel. Denne må også være skriftlig og være tydelig markert med «inkassovarsel» eller «varsel om inkasso» på fakturaen. I tillegg må den ha 14 dagers betalingsfrist, og det må være tydelig at fordringen sendes til inkasso dersom beløpet ikke betales.

Inkassovarsel kan også sendes umiddelbart etter at original faktura er forfalt. Da får du riktignok ikke purregebyret, men du forkorter muligens tiden til betaling faktisk inntreffer. Det kan bedre likviditeten. Verdt å merke seg er at dersom du har sendt purring med purregebyr, må 14-dagersfristen på denne ha gått ut før du kan sende inkassovarsel.

c. Betalingsoppfordring

Når fristen satt i inkassovarselet er gått ut og fordringen er gått til inkasso, kan du eller andre på vegne av deg sende ut betalingsoppfordring. I denne oppfordringen får debitor valget om å enten betale eller komme med innsigelser med en frist på 14 dager. Er ikke betalingen inne innen denne fristen kan du gå videre med inndrivelse.

Ved inndrivelse som ikke er omtvistet, kan du kreve inn inkassosats som er fastsatt av regjeringen årlig. I 2020 er satsen på 700 kr. Du har også rett til å kreve en viss andel av inkassosatsen, avhengig av hvilke varsler og gebyrer du tidligere har sendt ut. Det kan du lese mer om her.

5. Inkasso – må jeg blande inn innkrevingsbyrå?

Du kan kreve inn kundefordringer som har stått ute lenge selv. Det er likevel mange lover og regler du må forholde deg til, i tillegg til å følge tett opp på prosessen for å sikre at du får inn kravet. Uavhengig av om du velger å kreve inn kravet selv eller ikke må også namsmann være involvert, hvilket trekker inn byråkrati som er tidkrevende. Mesteparten av bedrifter bruker dermed innkrevingsbyråer i form av advokatselskap eller eksempelvis Lindorff.

Har du derimot tid og allerede godt kjennskap til regelverket, kan du spare penger på utgiftene innkrevingsbyråer tar. Innkrevingsbyråene tar gjerne en prosentandel av kravet, eller fører timepris på prosessen rundt innkrevingen.

De sparte kostnadene er likevel ikke så store dersom du allerede har gode faktureringsrutiner. Rutinene er første ledd i å unngå at kundene ikke betaler, og derfor er det disse du bør fokusere på for å få inn kundefordringene.

Illustrasjonsbilde av at gode inkassorutiner kreves for å få inn kundefordringer.

Illustrasjonsbilde: Om du bruker innkrevingsbyrå for å kreve inn fordringer, kan du spare deg for en del tid.

6. Hvor mye har kundefordringer å si for skatt?

Skattemessig kan kundefordringer være kompliserte. Som regel har du rett på skattefradrag dersom kundefordringen er konstatert tapt. Kundefordringer anses som konstatert tapt dersom:

  1. Foretatt tvangsinndriving eller inkasso har vært forgjeves
  2. Kravet ikke er innfridd etter seks måneder fra forfallsdato, gitt tre purringskrav med 14 dagers intervall
  3. Offentlig konkursbehandling i skyldners bo gjør det klart at fordringen ikke innfris

Fradraget er også kun gjeldende det året kundefordringen anses som endelig konstatert tapt. Det er også de konstaterte tapte beløpene du i regnskapet kan føre som avsetning for tap. Du kan lese mer om skatte- og regnskapsreglene her.

Oppsummering

Hvor mye du har i utestående kundefordringer er avgjørende for bedriften din sin balanse. Desto større andel du har utestående i fordringer, desto mindre likviditet er det sannsynlig at du har. Gode innkrevings- og faktureringsrutiner er nødvendig for enhver bedrift å ha for å unngå likviditetssmell. Husk også at god likviditet er alfa og omega dersom bedriften din skal bestå i det lange løp.

Les også: Slik kan du skaffe bedriften din finansiering

Innholdet på bloggen reflekterer synspunktene til enkeltpersoner som har skrevet eller kommentert i blogginnleggene, og ikke FundingPartner som selskap. Innholdet i innleggene skal hverken anses som råd eller offisielle synspunkter fra FundingPartner.

Gratis investeringsbudsjett

Meld deg på nyhetsbrevet vårt, og få gratis investeringsbudsjett.